Datenschutz
Einführung des Hinweisgebersystems
Die Lebenshilfe Gießen e.V. ist nach durch die EU-Richtlinie 2019/1937 zur Einführung und dem Betrieb eines anonymen Hinweisgeberkanals verpflichtet.
Die Lebenshilfe Gießen e.V. nutzt zur Umsetzung dieser Richtlinie die Hinweisgebersoftware iwhistle®. Aufgrund der rechtlichen Verpflichtung zum Betrieb dieses Hinweisgebersystems darf die Lebenshilfe Gießen e.V. nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO personenbezogene Daten speichern.
Verantwortliche Stelle und Datensicherheit
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die Lebenshilfe Gießen e.V., Grüninger Weg 29, 35415 Pohlheim. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der iwhistle GmbH, Franz-Grödel-Str. 8, 61231 Bad Nauheim in Deutschland, im Auftrag der Lebenshilfe Gießen e.V. betrieben.
Die iwhistle GmbH arbeitet ausschließlich mit einem deutschen Rechenzentrumsbetreiber, welcher ISO 27001 zertifiziert sein muss zusammen. Der Rechenzentrumsbetreiber hat keinen Zugriff auf Daten jeglicher Art, er dient ausschließlich der Speicherung der Applikation sowie der in ihr hinterlegten Daten.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der iwhistle GmbH betriebenen Datenbank in einem ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der Lebenshilfe Gießen e.V. möglich. Die iwhistle GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in einem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Den aktuellen Rechenzentrumsbetreiber finden Sie auf der Homepage der iwhistle GmbH unter www.iwhistle.net.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen der Lebenshilfe Gießen e.V. beschränkt ist.
Die Lebenshilfe Gießen e.V. hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Betroffene können den Datenschutzbeauftragten der Lebenshilfe Gießen e.V. direkt kontaktieren:
Datenschutzbeauftragter der Lebenshilfe Gießen e.V.
Grüninger Weg 29
35415 Pohlheim
dsb@lebenshilfe-giessen.de
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Weitere Informationen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen finden Sie unter:
https://www.lebenshilfe-giessen.de/service/datenschutz
E-Mail-Adresse: dsb@lebenshilfe-giessen.de
Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de
Ebenso haben Sie als betroffene Person ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO. Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet oder gespeichert werden.
Berechtigten Interessen und Widerspruchsrecht der betroffenen Person
Der für den Fall Verantwortliche teilt, sollte es notwendig sein personenbezogene Daten von der betroffenen Person zu erheben, ihr die berechtigten Interessen die durch die Erhebung verfolgt werden, zum Erhebungszeitpunkt, mit. (Vgl. Art. 13 Abs. 1 lit. d), Art. 14 Abs. 2 lit b) DSGVO)
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, zu jedem Zeitpunkt Widerspruch gegen die Verarbeitung von sie betreffender personenbezogenen Daten einzulegen.
Das weitere Vorgehen wird ihr dann von dem Verantwortlichen/Datenschutzbeauftragten mitgeteilt.
Der betroffenen Person muss das Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO zum Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme, egal in welcher Art und Weise, mittgeteilt werden. Die Mitteilung dieses Hinweises hat in einer verständlichen und von anderen Informationen getrennten Form zu erfolgen.
Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist untersagt. Vgl. Art. 9 Abs. 1 DSGVO
Hinweise zum Datenschutz
Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem (iwhistle®) dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen die Lebenshilfe Gießen e.V. auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des iwhistle® Systems stützt sich auf das berechtigte Interesse der Lebenshilfe Gießen e.V. an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für die Lebenshilfe Gießen e.V. (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO iVm. §§ 30, 130 OWiG). Auch der Deutsche Corporate Governance Kodex verlangt in Punkt 4.1.3. die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt und anonym Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben.
Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der Lebenshilfe Gießen e.V., dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstöße, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (Art. 88 DSGVO).
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Lebenshilfe Gießen e.V. entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Lebenshilfe Gießen e.V. prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
In bestimmten Fällen besteht für die Lebenshilfe Gießen e.V. die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber/in nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber/in möglich werden.
Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation) kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Lebenshilfe Gießen e.V. oder deren Tochtergesellschaften und deren Mitarbeitern weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften der Lebenshilfe Gießen e.V. beziehen.
Bei Erforderlichkeit für die Aufklärung kann eine Übermittlung an Tochtergesellschaften der Lebenshilfe Gießen e.V. in einem Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, auf Basis geeigneter oder angemessener datenschutzrechtlicher Garantien zum Schutz von Betroffenen, erfolgen. Bei den gennannten Garantien handelt es sich - soweit nicht ein konkreter Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das entsprechende Land außerhalb der EU bzw. des EWR vorliegt - um die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Betroffene haben das Recht von der Lebenshilfe Gießen e.V. eine Kopie der geeigneten oder angemessenen Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten zu erhalten.
Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen als weitere Empfängerkategorien Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von der Lebenshilfe Gießen e.V. beauftragte internationale Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird die Meldung mitsamt darin enthaltener personenbezogener Daten unverzüglich gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontakt-Email-Adresse, sofern Sie diese offenlegen,
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Die Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Endgeräts wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Endgerät und dem iwhistle® System wird ein Cookie auf Ihrem Endgerät gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem automatisch und einmalig generierten Schlüssel sowie einem selbst gewählten Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der Lebenshilfe Gießen e.V. anonym und sicher Meldungen senden und lesen (anonymer Dialog). Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter der Lebenshilfe Gießen e.V. Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: Mai 2021